아파트 관리사무소에서 입주민의 주차등록 관련 자료를 보관은 어디까지 할 수 있을까?

정보주체의 동의 없이 수집·이용이 가능한 적법요건 

아파트 관리사무소의 개인정보 수집

아파트 관리사무소(개인정보처리자)는 「개인정보 보호법」 제15조제1항제2호 또는 제4호에 근거해 개인정보를수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서,이용할 수 있습니다.

따라서 관리주체인 아파트 관리사무소(개인정보처리자)는 「공동주택관리법」 제64조 등 법령상 의 무수행을 위해 필요한 경우 또는 정보주체와의 계약의 체결 및 이행을 위하여 불가피하게 필요한 경우에는

최소한의 정보만 수집

「개인정보 보호법」에 따라 목적에 필요한 최소한의 개인정보를 수집하여야 하므로 관리사무소는 주차관리를 위하여 필요한 최소한의 범위 내에서 개인정보가 처리될 수 있도록 조치하여야 할 것입니다.

예를 들어, 차량관리업무의 경우 입주민이 관리사무소에 등록 요청한 경우, 입주민인지 확인할 수 있는 정보, 등록할 차량에 관한 정보(차량번호 등),

이를 초과하는 개인정보의 수집(예: 자동차등록증, 주민등록등본, 가족관계등록부, 법인 차량의 경우 재직증명서 등)은 필요한 최소한의 범위를 넘는 것으로 볼 수 있습니다.

주민등록번호 수집 금지

주민등록번호는 「개인정보 보호법」 제24조의2에 따라 정보주체의 별도의 동의가 있는 경우라도 수집·이용을 할 수 없으며,

법률·대통령령·국회규칙·대법원규칙·헌법재판소규칙·중앙선거관리위원회규칙 및 감사원규칙에서 구체적으로 주민등록번호의 처리를 요구하거나 허용한 경우

정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 명백히 필요 하다고 인정되는 경우와 같이 적법근거에 의해 구체적으로 주민등록번호 처리(수집 및 제공 등)를 요구·허용한 경우 외에는 수집이 금지됩니다.

필요한 최소한의 정보를 초과하는 개인정보가 수집·이용 및 보관 등 처리되지 않도록 주의하여야 합니다.

개인정보 확인 후 반환

주민등록증이나 주민등록등본, 차량등록증으로 입주민 여부, 보유차량 정보 등을 확인해 주차카드를 발급한 뒤에는 서류 사본을 보관하지 않고 진위 확인 후 즉시 반환하도록 하여야 하며,

기존에 적법한 근거 없이 보관하고 있던 해당 자료는 모두 「개인정보 보호법」 제21조에 근거해 파기하여야 합니다.

개인정보 수집 시 유의사항

 「개인정보 보호법」 제3조의 개인정보 처리원칙에 따를 때, 개인정보처리자가 개인정보를 수집할 때에는 그 목적에 필요한 범위에서 최소한의 개인정보만을 적법하고 정당하게 수집하여야 하며,

정보주체의 사생활 침해를 최소화하는 방법으로 개인정보를 처리하고, 개인정보를 익명 또는 가명으로 처리하여도 개인정보 수집목적을 달성할 수 있는 경우

익명처리가 가능한 경우에는 익명에 의하여, 익명처리로 목적을 달성할 수 없는 경우에는 가명에 의하여 처리될 수 있도록 해야 합니다.